Trello

Содержание:

Как пользоваться Трелло

Сразу после регистрации вы сможете дать имя команде, в которой будете работать и выбрать тип команды из нескольких вариантов:

Образование
Малый бизнес
Маркетинг
Управление персоналом
Продажи CRM
Инженерия/ИТ
Операции
Другое

После этого добавляем адреса электронной почты других участников команды (к этому этапу можно вернуться позже, при желании).

Создать доску

Сразу перейдем к делу – как создать доску в Трелло? Нажмите на иконку «Home» наверху слева – перед вами ваше личное информационное пространство. Вы можете создать персональную доску в Trello или сделать ее внутри команды – решать вам, просто тапните на соответствующую иконку на главной странице.

Выберите тип приватности – для всех участников, публичная или приватная (только для добавленных пользователей);
Определитесь с фоном из фонотеки и задайте название;

Если не хотите придумывать свой стиль, кликните по кнопке «Сделать по шаблону»;

Жмите «Создать»!

Разобрались, как создать персональную доску в Трелло или сделать командную доску – отличий в этом процессе нет. Перед вами готовое поле, чистый лист, который нужно заполнить. Приступаем!

Добавить карточку

Автоматически создаются три колонки: нужно сделать, в процессе, готово. Если вы хотите узнать, как создать чек лист в Трелло – жмите «Добавить еще одну колонку» справа. Выбирайте название и любуйтесь созданным списком.

Внутри каждого листа есть кнопка «Добавить карточку».

Все, что вам нужно сделать – нажать, ввести заголовок и кликнуть «Сохранить».

Что можно делать с карточками в Trello? Сначала выделите задачу мышкой – откроется дополнительное окно:

Добавьте подробное описание
Добавьте новых участников
Поставьте цветные метки – для удобства фильтрации
Добавьте список задач (чек-лист)
Загрузите вложение (до 20 Мб бесплатно). Так можно добавить фото в Трелло или подгрузить документ
Установите срок сдачи

Любую карточку можно сделать шаблоном, чтобы пользоваться в дальнейшем. Дополнительно вы можете устанавливать улучшения, копировать или перемещать задачи по доске, а также делиться ими с другими пользователями.

Удалить карточку

Очень интересный вопрос, как удалить карточку в Trello – сначала нужно нажать на кнопку «Архивировать». Уже в архиве вы найдете значок удаления как одной задачи, так и целого проекта.

Вернемся к основному интерфейсу – добавляйте новые дела в разные колонки, оставляйте метки и сроки сдачи. Вам не хватает рабочих рук? Пора узнать, как добавить участника на доску в Трелло:

На верхней панели находим иконку «Пригласить»;
Вводим электронную почту пользователя и скидываем приглашение. Ждем!

Раздел «Меню»

Вы уже знаете, как добавить и как удалить задачу в Трелло – что еще интересного можно найти на этой странице? Тапните по иконке «Меню» наверху справа.

Здесь есть такие опции:

Поиск карточек по меткам и сроку исполнения
Смена фона
Настройка улучшений и автоматизации
Журнал действий

Почему стоит попробовать Trello

Магнитная доска

Нет единоверного способа использовать программу. Каждый создает списки, добавляет расширения и настраивает под себя.

Кому пригодится приложение? Всем. Домохозяйка сможет спланировать уборку, готовку, семейный бюджет так, что останется достаточно времени и денег. Владелец маленькой фирмы проконтролирует работу персонала и расширит бизнес. Молодая семья распланирует ремонт от идеи до покупки обоев в квартиру.

Эта японская система напоминает старые добрые записки на холодильнике. Только вместо холодильника будет доска (board), вместо стикеров – списки (list), а содержание – это карточки.

Долго изучала отзывы за чашкой кофе и поеданием сладостей перед сном. И не нашла пестрящих негативом. Хороший планировщик.

Хотите напомнить мужу про документы на визу? Не надо вешать список на холодильник в надежде, что он обратит на него внимание. Просите его скачать приложение, расширение

Создаете карточку “Документы на визу”, в описании пишете перечень, добавляете мужа в участники. Ему придет оповещение.

Компания Fog Creek Software подарила нам Trello в 2011 году. Мне он понравился за:

постоянный бесплатный доступ с небольшими ограничениями;
простоту использования без лишних кнопок;
возможность объединять с полезными онлайн-инструментами вроде Google Диска, Evernote.

Цены и тарифы

Customer care

Полное представление о том, что это за программа Trello, даст описание тарифных планов и цен

Важной особенностью сервиса является возможность пользоваться подавляющим большинством функций бесплатно! Действительно без оплаты – никаких пробных версий или условных снятий со счета, если вы выбираете бесплатный доступ, именно такой вариант и получаете

Давайте посмотрим, что это за сервис Trello – перед вами все доступные тарифные планы.

Free – бесплатно
Businness Class – 12,50$ за пользователя в месяц или 9,99$ за одного человека ежегодно
Enterprise – динамическая цена. От 17,5$ за 20 пользователей в месяц до 7,38$ за 5000 пользователей в месяц. Точная сумма зависит от числа людей.

Чтобы понять, как работать в Трелло, нужно разобраться с основными возможностями – именно поэтому мы рассматриваем тарифные планы. Чем больше вы готовы платить, тем больший функционал становится доступен.

Базовые функции, доступные абсолютно всем зарегистрированным пользователям:

Неограниченное число карточек;
Неограниченное число списков;
Доски для команды – без ограничений (free-версия включает 10);
Размер вложения – 250 Мб (но 10 Мб для бесплатных пользователей);
Двухфакторная аутентификация;
Улучшения для досок (free-версия включает одно, для остальных – безлимит).

Владельцы платных версий получают доступ к таким возможностям:

Усовершенствованные списки задач;
Приоритетная поддержка;
Ограничение действий пользователя в рамках доски;
Пользовательские фоны и стикеры;
Объединение досок в коллекции;
Шаблоны доски команды (чуть позже вы узнаете, как создать и как удалить доску в Trello);
Дополнительная структура для карточек с настраиваемыми полями;
Копирование карточек;
Ограничения для колонки;
Вид «Карта». Просмотр данных на карте;
Вид «Календарь». Расставление карточек в календарном представлении;
Голосование (для получение обратной связи);
Интеграции с другими приложениями;
Автоматизация Butler и администрирование команд;
Приглашения с ограничением по домену;
Расширенные права администратора;
Удобный экспорт данных;
Деактивация участников;
Единый вход в Google Apps.

Дополнительно только для Enterprise:

Система единого входа на базе SAML через Atlassian Access;
Администрирование улучшений;
Ограничение для вложений;
Разрешения корпоративного уровня;
Доски, доступные сотрудникам организаций;
Управление публичными досками.

В целом, вы понимаете, что это за программа Трелло – можно смело скачивать приложение на смартфон или компьютер, а может быть, открыть веб-версию. Прежде чем переходить к инструкциям по работе, мы остановимся на некоторых ключевых отличиях сервиса.

Аргументы в пользу Trello

Выбираем на jobsora вакансии (джобсора), как быстро найти работу

Рабочее пространство сервиса – доски. На них, в свою очередь, создаются списки, содержащие структурированную информацию. Каждый список содержит карточки, обладающие множеством настроек. Они и являются основным элементом работы.

По данным Trello, пользователями сервиса стали более 1 миллиона человек. Чем обусловлена такая популярность?

Рассмотрим очевидные причины:

Быстрая адаптация пользователя к интерфейсу. В отличие от подобных систем, Trello имеет максимально простую структуру, не вызывая сложностей даже у новичков. Именно поэтому постановка задач и работа занимает мало времени.
Широкий набор функций. Платформа одновременно является task-менеджером, ежедневником, форумом для взаимодействия команды и рассмотрения предложенных идей, органайзером для сбора ссылок, фото и видео контента, публикаций.
Наглядность и гибкая настройка. Систему и все карточки можно настроить под определённые задачи. И ещё, число созданных проектов и участников не имеет ограничений.
Интеграция со сторонними сервисами, например, Gmail, Dropbox, Google Диск, SurveyMonkey, Slack, Evernote, Google Календарь и другие.
Возможность установки на стационарный ПК, мобильный телефон, планшет. Мобильные приложения доступны на нескольких платформах, включая iPhone, iPad, Android. Есть приложения для Windows 8 или Windows RT, MacOS.
Бесплатный и платный доступ. В первом случае предоставляется ограниченный функционал возможностей, которого достаточно для решения мелких и личных задач.

Migrate Email Into Trello

Trello offers a handful of features, integrations, and Power-Ups to get that done. Here are a few options to consider.

Email-to-board

Here’s how to set it up:

In a board’s menu click “More..” and then click “Email-to-board Settings”
Select the list and position for new cards to be created on
Copy your unique email address and test it out by sending an email to the address

Add labels by putting #labelname, #labelcolor, or #labelnumber in the subject line
Add members by putting @username in the subject or CCing a Trello member’s email address

Gmail And Outlook

If you use either Gmail or Outlook then you can take advantage of the Trello integrations with the Trello add-on for Gmail and the Trello add-in for Outlook. Both of these allow you to create new cards anywhere in Trello without leaving your inbox.

You can select which board and list you would like a new card to be created in, edit the name of the card to be created, and the description of the card. Plus, with the Trello add-in for Outlook you can even add a due date to the card being created.

Here are some handy resources to get you up and running:

Gmail

Add the Trello Add-On for Gmail
Check out our in-depth blog post about taming your Gmail inbox
Learn more in our handy dandy help documents

Outlook

Add the Trello Add-In for Outlook
Check out our in-depth blog post unraveling the facts about Inbox Zero
Learn more in our (still handy dandy) help documents

To Tear Down Silos

It’s crucial to avoid communication and information silos in order to obtain a positive impact on your projects. Being able to have a clear overview of goals, priorities, and processes with other departments will really make your operations a lot more efficient.

Trello can help you get a high-level view of what’s happening inside your organization and across several teams.

By having team leaders openly track goals and provide updates on cards, you are setting the precedent that visibility for all stakeholders is top priority.

Here are three examples of Trello boards that can help optimize transparency in teamwork and minimize information silos:

Goal Planning

This board is to set and track your team goals. Whilst making the process collaborative, easy to update, and your own, you are also establishing team accountability.

It’s a simple solution that you can use to keep execs and higher-ups happy with this clear and trackable goal-setting process.

Company Overview

With this Overview board, you can create a new level of organizational transparency. It’s an excellent way to view the progress of top-level initiatives and team priorities.

Product Roadmap

Sharing your product roadmap with your stakeholders can help you prioritize feature requests and create a transparent development process.

Automated Update Emails With Butler

This means that as projects move forward, you can keep clients in the loop automatically.

Email address:
Subject: Feedback on {cardname}
Body text: Hi ,We have made progress on {cardname} and would love your feedback before we move forward finalizing the job.As a reminder, the request was for us to create:{carddescription}You can access the files to be reviewed in our shared Dropbox folder (www.dropbox.com). Providing feedback by {cardduedate} will help keep everything on track for the agreed upon delivery date. Thanks,Brian

— Custom Field variable for the “Email” Custom Field
{cardname} — Name of the card
— Custom Field variable for the “First Name” Custom Field
{carddescription} — Card description text
(www.dropbox.com) — Markdown link to Dropbox shared folder
{cardduedate} — Due date on the card

Enable the Butler Power-Up on your board if you haven’t already
In Butler’s menu, select “Rules”
Click “Add Rule”
For the trigger, select “when a card is ‘moved into’ list ‘Awaiting Client Feedback’” and then click the + sign to add the trigger.
For the action, click the chat icon tab to locate the email send field
Input the email address, subject, and body of the email you’d like to automatically send and then click the + sign add it to the Rule.
Click “Save” to save the Rule and you are ready to go!

Что же такое Трелло?

Trello — это универсальный сервис, который помогает в организации работы по самым разнообразным проектам: от организации свадьбы и сдачи сессии до продвижения компании в интернете.

Возможности

Сервис одновременно простой и многофункциональный.

В Трелло под каждый проект создается отдельная канбан-доска, на которой ведется вся работы. В разработки доски предоставляется полная свобода действий: сколько будет колонок, как они будут называться, какие метки будут у задач и т.д. Все это настраивается индивидуально под конкретный проект, при этом быстро. Интерфейс удобен и крайне дружелюбен к пользователю, что является одним из основных преимуществ данного инструмента.
Основной боевой единицей в Трелло является карточка. Каждая карточка, как правило, это задача, но не всегда – могут быть и другие значения. Карточка представляет собой отдельное всплывающее окно, с большим количеством настроек и информации. В каждую можно добавить описание, чек-листы, прикреплять файлы, комментировать, указывать срок выполнения, назначать ответственного и т.д.
Сервис подходит для работы небольшой команды. В зависимости от роли каждый участник получает определенные права на работу с доской. Члены команды могут вести обсуждение прямо в карточке. Это удобнее, чем мессенджеры, потому что так важная информация не затеряется среди сотен сообщений, а будет прикреплена к конкретной задаче.
Уведомления. Система оповещений позволяет каждому участнику постоянно находится в курсе приближающихся дедлайнов по задачам и новых комментариев в карточках.
Существуют интеграции с большим количеством других сервисов в интернете: Google Диск, Google Календарь, GitHub, Slack, Miro и другие.
Кроме базовых функций в Трелло есть расширения, которые позволяют увеличить возможности данного сервиса. Многие из них устанавливаются в один клик.

Существует онлайн-версия Trello для работы в браузере и приложение для телефона.

Применение

Для личного планирования
В образовании
В бизнесе:
- CRM для организации работы над проектом
- Воронка продаж
- Найм сотрудников
Хранилище идей
И любые другие идеи, которые придумаешь)

Списки и карточки

После создания доски оформляем списки. Нажимайте на «+Добавить список». В открывшееся поле введите его название.

Вы можете создать сразу несколько списков, которые будут отображаться рядом в виде колонок. У каждого списка есть перечень настроек.

Переходим к созданию карточек. Кликаем «+Добавить карточку» и вводим название. Здесь сразу можно задать параметры: добавить участников, поставить цветовую метку и позицию карточки в списке.

Созданные карточки отображаются по вертикали. Вы можете менять их местами, удерживая левой кнопкой мыши. Для каждой карточки есть список настроек, например, переместить/копировать в любой список доски или вообще на другую доску.

Переходим к заполнению карточки. Вот пример заполненной мною карточки.

Установите срок выполнения задания. После дедлайна исполнитель ставит галочку, в результате окно автоматически окрасится в зелёный цвет.
Заполните описание. Здесь можно добавлять текст разного формата, изображение, ссылки. Кликнув опцию «Изменить», появится надпись: «Помощь по форматированию», где подробно описано, как это делать.
В разделе «Вложения» вы можете прикрепить документ с компьютера, Trello, Google Диска, Dropbox, OneDrive, просто вставить любую ссылку и так далее.
Создавая чек-лист, вы можете вписать сколько угодно элементов. Выполнив каждый элемент, исполнитель ставит напротив него галочку. В результате вы видите процент выполнения поставленных задач.
Добавляйте и просматривайте участников карточки. Если человек ещё не был участником ваших досок, то в соответствующее окно вводится адрес его электронной почты. Ему будет отправлено письмо с уведомлением. В любой момент участника карточки можно удалить.
Поставив галочку напротив «Подписаться», вы будете получать уведомления об изменениях, внесённых другими участниками. В настройках аккаунта можно выбрать тип уведомлений – по электронной почте и на рабочем столе.

Опция «Действия» отображает в виде вертикального списка все внесённые изменения любым участником карточки.

Достоинства Trello

#1. Простота и удобство.

Интерфейс Trello понятный и интуитивный. В нем легко организовать работу.

#2. Trello доступен в веб-версии, приложениях на Android и iOS.

#3. Trello интегрируется со многими популярными сервисами — Slack, Evernote, Github, Google Drive, Dropbox, OneDrive, MailChimp, Twitter и другими.

#4. Это бесплатный инструмент для планирования, который использует модель фримиум — дает полный функционал, а за подписку — дополнительные возможности.

Подписка на расширенный функционал стоит $5 в месяц или $3,75, если сразу оплатить годичный план ($45).

организовывать и объединять доски в коллекции
просматривать командную активность на досках
сортировать по недавно активным, по количеству участников, по количеству звездочек или по алфавиту
назначать администраторов для управления настройками конфиденциальности
деактивировать бывших участников, не теряя истории их работы
добавлять участников из своего аккаунта Google Apps
интегрировать приложения прямо в доски
экспортировать все данные и историю своей команды одним щелчком мыши
ограничить видимость доски

Расширения

Ограничения для колонок позволяет для каждого списка установить лимит на количество карточек. Если их станет слишком много, то список изменит цвет на желтый и сразу будет видно, что нужно принять какие-то меры.

Чтобы использовать доски Трелло для работы команды по системе канбан ограничение задач в каждом списке просто необходимо. Это одна из ключевых особенностей метода, поэтому без ограничений задач канбан – не канбан вовсе.
Custom Fields добавляет функцию создания дополнительных полей на карточек в формате выпадающего списка, флажка, номера, даты или текста.
Calendar размещает все карточки со сроком на календаре. Новые карточки можно добавлять прямо на календаре.
Butler мощное дополнение, которое помогает автоматизировать работу на доске. Например, реагируя на определенные триггеры плагин проводит действия с карточкой (добавляет чек-лист, ставит метки, перемещает в другой список и т.д.).
Card Repeater предназначен для создания периодических задач. Расширение самостоятельно создает копии карточек по заданному алгоритму через заданные промежутки времени (например, каждый понедельник).
TeamGantt добавляет возможность представить проект в виде диаграммы Ганта. Расширение очень функционально.
Advanced Comments создан для удобного форматирование текста в комментариях: заменяет встроенный язык разметки MarkDown на визуальный редактор, как в Word.

Особенности

Вот что нужно знать о том, как пользоваться Трелло – это очень наглядный инструмент, работа которого строится на трех основных элементах.

Доска
Список
Карточка

Доска – рабочий экран, поделенный на списки по принципу разделения задач. Внутри списков – карточки, которые представляют описание задач. Вот что это за рабочая площадка Трелло для управления проектами и командной работы.

Чуть позже мы расскажем, какие действия доступны пользователям – а сейчас остановимся на нескольких особенностях сервиса.

Улучшения. Полный каталог улучшений доступен на этой странице (https://trello.com/power-ups) – это специальные расширения для комфортной и эффективной работы. Например, интеграция с Jira, Slack или Microsoft Teams. В бесплатной версии такое улучшение одно на каждую доску

Сборники сценариев. Просто выберите род деятельности команды и получите массу специализированных инструментов, подготовленных для комфортной работы

Улучшение Butler для автоматизации рабочих процессов. Определенные задачи можно делегировать роботам!

Теперь вы готовы к пошаговой инструкции о том, как пользоваться Trello! Давайте начнем работать над интересными проектами и ставить новые задачи для себя и других.

Карточки (задачи)

После того, как доска создана и сформированы списки, то наступает этап наполнения доски карточками.

В нужном списке нажимай «Добавить карточку».
Введи название карточки.
Жми кнопку «Добавить карточку». Готово!

Настраиваем карточку (метки, чек-листы, срок, участники)

Нажимай на карточку и появляется всплывающее окно. В этом окне производится вся работа: от настройки и прикрепления файлов до комментирования.
Справа, в меню под заголовком «Добавить на карточку» жми на пункт «Участники»
Выбирай тех, кто будет работать над данной карточкой (задачей)
Следующий пункт меню «Метки». Для каждой карточки можно задать несколько меток. Они используются для добавления какой-то небольшой заметки о карточке (например, приоритет или тип задачи). Метки помогают ориентироваться на доске, среди множества карточек.
Создай новую метку.
Напиши название метки.
Выбери цвет.
Нажми кнопку «Создать». Теперь данную метку можно применить к любой карточке на доске.
Пункт «Чек-лист». Когда задача состоит из ряда маленьких шагов удобно использовать представление данных в виде списка из пунктов, которые зачеркиваются по ходу выполнения (как в ежедневнике).
Назови чек-лист.
Жми «Добавить».
Добавляй пункт чек-листа.
Нажимай «Enter» или кнопку «Добавить»
Пункт «Срок».
Выбирай дату сдачи работы по данной карточке.
Укажи время дедлайна.
Установи напоминание о сроке сдачи.
Нажимай «Сохранить». Готово!

Как добавить картинку и сделать обложку?

Открой карточку. Нажми на иконку скрепки в блоке «Добавление комментария».
Выбери место хранения изображения (или другого файла), которое будешь прикреплять. Например, на компьютере.
Любое загруженное изображение может стать обложкой. Чтобы убрать изображение нажми кнопку «Убрать обложку».

Добавление стикера на обложку

Стикеры в Трелло являются инструментов визуализации и помогают подчеркнуть содержание доски. Это полезно для удобной и быстрой ориентации по доске.

Открывай меню доски. Нажимай пункт «Стикеры».
Выбирай нужный стикер, нажимай на него левой кнопкой мыши и перетаскивай на нужную обложку карточки. Отпускай кнопку мыши в нужном месте. Стикер прикреплен!

Как архивировать карточку?

Наведи курсор на карточку, которую нужно перенести в архив. Нажми на иконку карандаша, которая появилась.
Выбери пункт «Архивировать». Карточка отправлена в архив!

Как удалить карточку полностью?

Нажми кнопку «Меню» на доске, в правом верхнем углу.
Выбери пункт «Архив».
Нажми пункт «Удалить».
Подтверди безвозвратное удаление карточки, нажав на красную кнопку «Удалить».

Как переместить или скопировать карточку?

Перемещение – это переезд карточки из одной доски на другую. А копирование – это дублирование одной карточки на другую доску.

Нажми кнопку «Перемещение» в карточке.
Выбери доску, куда будет перемещена данная карточка.
Выбери нужный список на доске.
Выбери позицию карточки в списке.
Нажми «Переместить». Карточка экспортирована (перемещена) на другую доску!

Если на первом шаге выбрать пункт «Копирование», то карточка не переместится, а продублируется на другую доску.

Возможности Trello

Широкий выбор шаблонов для создания проектов;
Интеграция с облаком, обмен мультимедийным контентом;
Встроенный планировщик задач, интерактивный календарь;
Инструменты комментирования и редактирования материалов;
Добавление прав доступа конкретно для каждого пользователя;
Синхронизация с контактами друзей из разных социальных сетей.

Преимущества

Удобство пользования, применение горячих клавиш;
Работает c PC Windows, Mac OS и платформами Android, iOS;
Высокая производительность, все процессы автоматизированы;
Не содержит рекламы, не требует установки драйверов и плагинов;
Регулярные обновления софта от официального сайта разработчика Trello Inc.

Недостатки