10 сервисов для организации списка дел и повышения продуктивности в 2021 году

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR

Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра

Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

Планировщики для всех платформ

Todoist и Wunderlist можно назвать идеальными: ими удобно пользоваться, они безопасны и функциональны, работают на всех платформах, хранят данные в «облаке» и имеют бесплатные версии.

Красивый, интуитивный и удобный планировщик для всех платформ. Есть бесплатная версия, но все преимущества открываются в «Премиум-аккаунте». Стоимость демократичная – 2190 рублей в год.

Что крутого?

– Воздушный интерфейс. Пожалуй, лучший интерфейс из всей нашей подборки. Пользоваться им легко и приятно.

– Деление проектов на категории (личные, рабочие и так далее). Быстро перемещайтесь по категориям и ищите нужные задачи. А если потребуется – ставьте в каждом проекте несколько задач.

– Дайджест задач. Никаких сложных календарей – есть задачи на сегодня и ближайшие 7 дней.

– Режим «Карма». Эдакий бой с тенью – выполняете задачи, зарабатываете баллы и получаете уровни: Новичок, Любитель, Эксперт, Мастер и Гуру.

– Совместные задачи. Делитесь задачами с коллегами или членами семьи и контролируйте их выполнение.

– Горячие клавиши. Создавайте новые задачи или перемещайте элементы при помощи сочетаний клавиш.

– Интеграция в «умные» часы. Сервис отправляет уведомления на Android Wear и Apple Watch.

Доступно на «Премиум-аккаунте»:

– Напоминания. Сервис напомнит о задаче за 0, 10, 30 минут или за 1, 2 часа по SMS или на почту.

– Заметки. Добавляйте важные комментарии и прикрепляйте файлы – pdf, таблицы или фотографии.

– Метки. Что-то вроде хэштегов. Например, добавьте метку @почитать, чтобы быстро искать книги, которые хотели прочесть.

– Оповещения по GPS. Очень классная штука – получаете оповещение о задачах, когда приезжаете или уезжаете из определенного места. Например, проезжаете рядом с налоговой – приходит напоминание: «Отнести документы по ЕНВД в налоговую».

Минусы:

– Не более 200 проектов. Даже в «Премиум-аккаунте» количество проектов ограничено. Так что, если задач у вас очень много, рано или поздно от чего-то придется избавиться.

Todoist – определенно один из лучших таск-менеджеров и попробовать его стоит обязательно. Cамый простой способ – веб-версия. Перейдите на todoist.com, зарегистрируйтесь или войдите при помощи гугл-аккаунта. Или можете скачать Todoist на компьютер.

Еще один универсальный планировщик. Он умеет практически все то же самое, что и Todoist, – создавать совместные задачи, делить проекты на категории, присылать напоминания. Но кое-чем все-таки отличается.

Что крутого?

– Подсказки. Нового пользователя встречают всплывающие и анимированные подсказки. На первых порах думать не надо – надо следовать советам.

– Голосовые команды. Можно добавить новую задачу, просто наговорив ее в микрофон.

– Бесконечные задачи (в Pro версии). Создавайте такое количество задач и подзадач, какое вам заблагорассудится, – ограничений нет.

– Бесплатные функции. В отличие от Todoist здесь даже в бесплатной версии можно оставлять заметки, комментарии и прикреплять файлы. В неограниченном количестве.

– Дедлайны. Установите сроки выполнения задач, чтобы ваша команда выполняла проекты вовремя.

Минусы:

– Высокая стоимость. Годовая Pro версия стоит 50 долларов – примерно 3 248 рублей по текущему курсу. При прочих равных, совершенно не ясно, зачем переплачивать, когда можно купить Todoist.

3 Планируй свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это одновременно и эффективный способ достижения цели, и стратегия планирования дня. Вот самые популярные из них, которые можно взять на вооружение.

1. Съешь лягушку

Метод с забавным названием предлагает определить одну важную задачу на день (лягушку) и выполнить ее в первую очередь — то есть «съесть».

Это может быть задание, которое кажется слишком большим, чтобы взяться за него, или то, которое заставляет нас чувствовать себя некомфортно. Атакуй это дело сразу же, прежде чем у тебя появится шанс начать прокрастинировать.

2. Техника Помодоро

Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать в коротких целенаправленных спринтах с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще студентом, который посвящал работе всего 10 минут за раз, отмеряя промежутки с помощью кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски).

Этот метод включает в себя следующие шаги:

1. Возьми таймер.
2. Установи его на 25 минут и сосредоточься на одной задаче, пока не прозвучит звуковой сигнал.
3. Когда сессия закончится, отметь одну «помидорку».
4. Наслаждайся пятиминутным перерывом.
5. После четырех интервалов, или «помидорок», сделай более длительный, 20-30-минутный перерыв.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Pomodoro, подсчитай, сколько «помидорок» (25-минутные рабочие сессии) потребуется для выполнения каждой задачи в списке.

Кстати, чтобы использовать этот метод, тебе вовсе не нужно обзаводиться механическим будильником — в интернете легко найти бесплатную браузерную версию «помидоркового таймера».

3. Временная блокировка

С помощью метода временной блокировки производительности раздели свой день на отдельные блоки времени. Это могут быть конкретные часовые отрезки, такие как 9:30-11:30, или просто абстрактное «Утро», в зависимости от того, сколько времени может занять задание.

Затем работай без отвлечения внимания и посвящай каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач. Как и метод Помодоро, эта техника поможет понять, сколько времени занимают твои дела. Обязательно включи блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу, для максимальной точности.

4. Матрица Эйзенхауэра

Метод производительности матрицы Эйзенхауэра заставляет учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что является наиболее срочным. Этот метод разбивает задачи на четыре квадрата и предписывает, как мы должны справляться с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно;
• «Несрочные и важные» задачи стоит запланировать в списке дел или календаре;
• «Срочные и неважные» задачи нужно делегировать кому-то другому;
• «Несрочные и неважные задачи» следует исключить.

Для начала составь свой обычный список дел, включающий все задачи на день. Затем распредели их по четырем указанным категориям. Как только закончишь, действуй в соответствии со своим списком дел: выполняй, планируй, делегируй и удаляй ненужные задачи.

Sectograph

У этого приложения для осуществления тайм-менеджмента, то есть управления делами, есть свои преимущества.

Это именно мобильное приложение в виде визуального помощника. Дела отображаются в виде списков на циферблате часов главного экрана. Здесь можно увидеть перечень задач на день, а также предполагаемое время для их выполнения или до завершения.

Подгрузка новых событий происходит через Гугл Календарь, с которым и происходит синхронизация.

Используя этот софт, можно получить много интересных возможностей:

• добавлять повседневные дела и задачи;
• пользоваться таймером перелётов и поездок;
• планировать приём пищи;
• включать планировщика приёма лекарств;
• отслеживать затраченное время на те или иные дела;
• работать совместно с фитнесс-браслетами и смарт-часами.

Это приложение завоевало большую популярность. Но самыми активными пользователями являются спортсмены, путешественники и деловые люди. Это легко можно объяснить предлагаемыми функциональными возможностями.

ВАЖНО. У планировщика есть функция синхронизации с ПК (MacOS и Windows) и мобильными гаджетами.. Для многих очень полезная и интересная программа

Для многих очень полезная и интересная программа.

Топ самых популярных методов планирования

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

Матрица Эйзенхауэра

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

Важно и срочно — сделать. Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки

Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста. Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека. Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер

Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер. Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна. Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Экономика образования

Дисциплина и структура: как правильно вести ежедневник

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Экономика образования

Методика Pomodoro: как управлять временем

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Как правильно сформулировать цель

Правильная формулировка целей — это употребление глагола действия, к примеру: написать, сдать, позвонить, сделать, закупить, рассчитать и т. д. 

Во время обучения какой-либо науке школьники и студенты пишут в графе «Цель» что-то, начинающееся с этих глаголов. 

Существуют даже стандартные речевые клише, которые помогают подобрать нужный оборот речи.

Рассмотрим, как это разворачивается на уровне отдельного человека, ведь компания – это один большой организм со своими структурами и подразделениями, но ее единица – сотрудник, человек.

Прежде всего формируется желание, которое человек стремится удовлетворить. После чего личность определяется, хочет ли она преобразовать это желание в цель. Т. е. не начинает вздыхать о ней, витая в облаках, а приступает к непосредственным действиям.

Далее запускается процесс планирования, когда обдумываются определенные этапы, которые по сути есть задачи. В дальнейшем человек придерживается намеченных планов, постепенно приближаясь к своей цели, которая изначально была просто мечтой.

Лучшее для производительности: ZenDay для iOS и Android

Вы тот, кому нужен обзор всех ваших ежедневных дел, прежде чем вы сможете начать работу? Вы получаете пользу от функционального, но красивого инструмента? Тогда ZenDay — это приложение для вас. Благодаря этому приложению вы сможете сосредоточиться на своей первой задаче, но также четко видеть, на чем вам нужно сосредоточиться дальше.

Как следует из названия, ZenDay призван помочь развить чувство дзен при выполнении всех ваших задач.

Интерфейс приложения уникален, с трехмерным дисплеем, который “скроллится” по мере выполнения задач. В приложении также есть функция цветового кодирования, которая окрашивает почти просроченные задачи в другой цвет, что помогает вам сосредоточиться на приоритетных элементах и сразу понять, что нужно сделать.

Что-то пропустили и забыли сделать? Не беспокойтесь! ZenDay автоматически перенесет эти «плавающие задачи». Функция подведения итогов в приложении — еще один важный плюс. Он дает вам обзор того, какие задачи вы выполнили вовремя — так называемую оценку производительности.

Создание задания в Планировщике заданий

Создать задание можно несколькими способами:

• В Библиотеке планировщика заданий выберите нужную папку, а затем щелкните правой кнопкой мыши, выберите «Создать простую задачу…» или «Создать новую задачу…».
• В окне открытой задачи кликните правой кнопкой мыши, выберите «Создать простую задачу…» или «Создать новую задачу…».
• В разделе «Действия» выберите «Создать простую задачу…» или «Создать задачу…».

Разница между способами «Создать простую задачу» или «Создать задачу», заключается в том, что первый вариант подразумевает создание задания с помощью мастера, а второй способ — ручное создание задачи, с самостоятельной настройкой всех параметров. При самостоятельном создании задачи, предлагается выбор большего количества настроек.

Вам также может быть интересно:

• Команды командной строки Windows: список
• Команды «Выполнить» в Windows: полный список

Наиболее просто создается задание в разделе «Действие». Здесь находятся следующие элементы управления:

• «Создать простую задачу…» — создание задачи с помощью мастера.
• «Создать задачу…» — создание задачи без помощи мастера.
• «Импортировать задачу…» — импорт задачи из другого компьютера, сохраненной в виде файла.
• «Отображать все выполняемые задачи» — вывод отображения всех выполняемых задач в данное время.
• «Включить журнал всех заданий» — включение ведения журнала всех заданий, или отключение ведения журнала, после включения данного параметра.
• «Создать папку» — создание папки для задания в Библиотеке планировщика заданий.
• «Удалить папку» — удаление папки с заданием.
• «Вид» — изменение внешнего вида приложения, включения или отключение отображения элементов интерфейса.
• «Обновить» — обновление параметров на текущий момент времени.
• «Справка» — справка о работе консоли управления (MMC).

Давайте посмотрим, как создать задание в Планировщике. Для примера, мы запланируем автоматический запуск браузера Google Chrome, через некоторое время после запуска компьютера.

1. Откройте главное окно Планировщика заданий.
2. В разделе «Действия» нажмите на «Создание задачу…».
3. В окне «Создание задачи», во вкладке «Общие» дайте имя для задачи, при необходимости добавьте описание, чтобы самому было понятно, если название задачи не очевидно.

Обратите внимание на раздел «Параметры безопасности». Здесь можно выбрать пользователя, наивысшие права на выполнение задачи, сделать скрытую задачу, настроить совместимость задачи с другими версиями Windows.

1. Во вкладке «Триггеры» нажмите на кнопку «Создать…».

1. В окне «Создание триггера» в параметре «Начать задачу» необходимо выбрать условие, при котором запустится выполнение задачи. После выполнения необходимых настроек, нажмите на кнопку «ОК».

Для запуска браузера я выбрал вариант: «При входе в систему». В «Дополнительных параметрах» можно отложить задачу на определенный промежуток времени, остановить задачу, активировать, задать срок действия. Здесь я выбрал опцию отложить задачу на 3 минуты, после запуска системы.

1. В окне «Создание задачи» появится созданный триггер.

1. Во вкладке «Действия» нажмите на кнопку «Создать…».

1. В окне «Создание действия», в опции «Действие» необходимо выбрать требуемое действие. В моем случае, это «Запуск программы». В параметре «Программа или сценарий» я ввел путь до исполняемого файла браузера.

Путь до файла приложения можно скопировать из свойств ярлыка браузера Google Chrome:

"C:\Program Files (x86)\GoogleChrome\Applicationchrome.exe"

В поле «Добавить аргументы (необязательно)» я добавил главную страницу своего сайта: «https://vellisa.ru/».

1. Во вкладке «Действия» отобразится запланированное действие.

1. Во вкладке «Условия» выберите подходящий вариант, который определяет необходимость выполнения задания.

1. Во вкладке «Параметры» нужно выбрать подходящие опции. Если потребуется, измените настройки по умолчанию.

1. Нажмите на кнопку «ОК» для завершения создания задачи.

После запуска компьютера, браузер Google Chrome станет автоматически запускаться через 3 минуты после загрузки системы, и, в моем случае, откроет главную страницу сайта «vellisa.ru».

Оценка времени и стоимости проекта

В проектах вы оцениваете две вещи: время и стоимость. Вы оцениваете время, потому что оно влияет как на график проекта, так и на его стоимость. Вы также оцениваете расходы, которые не основаны на времени, например, на материалы, которые вам нужны, или на поездки.

Во время инициации и планирования проекта вы работаете с основной группой планирования, состоящей из людей, знающих о проекте. Эта команда планирования помогает вам разработать ваши первоначальные оценки. Позже, во время выполнения проекта вы можете получить более точные оценки от людей, назначенных для выполнения конкретных задач.

Оценки не должны быть идеальными. Для выбора проекта может быть достаточно оценки плюс или минус 75%. По мере того как вы узнаете больше о проекте во время планирования и выполнения, ваши оценки становятся более точными, в идеале, плюс-минус 10%.

Есть несколько методов, которые вы можете использовать для оценки. По возможности основывайте свои оценки на аналогичных проектах, которые уже завершены. Если вы столкнулись с неизвестным проектом, тогда подумайте о привлечении экспертов, знакомых с работой, таких как консультанты.

С помощью параметрических моделей вы рассчитываете работу и стоимость на основе некоторой меры, такой как количество квадратных метров для строительства, например. Этот метод хорошо работает, когда у вас есть данные из многих похожих проектов.

Метод оценки и анализа проектов (Project Evaluation and Review Technique), сокращенно обозначается как PERT, использует лучшие, худшие и наиболее вероятные результаты для оценки проекта. Это хороший подход, если проект вам незнаком или имеет большую неопределенность.

Теперь поговорим, как работает техника Дельфи. Для начала вы просите нескольких экспертов составить оценки независимо друг от друга. Затем вы делитесь результатами с группой, сохраняя оценки анонимно, чтобы исключить любое влияние на результат.

Далее, вы попросите каждого эксперта провести повторную оценку. Повторите этот шаг еще несколько раз, а затем используйте среднее значение последнего сеанса в качестве окончательного оценочного значения.

Оценку стоимости проекта вы можете оценить методами сверху вниз или снизу-вверх. Нисходящая оценка эффективна для крупных проектов или предварительных приблизительных оценок. Вы оцениваете фазы или основные компоненты, а затем разбиваете эти оценки на более мелкие части, пока не дойдете до отдельных задач. Оценка снизу-вверх означает, что вы оцениваете каждую задачу, а затем складываете ее, пока не получите оценку для всего проекта.

Используя проект, над которым вы работаете, определите, какой метод оценки наиболее целесообразен, а затем определите людей, которые могут помочь вам его оценить. Наконец, попросите руководство выделить время и деньги на непредвиденные обстоятельства, чтобы вы могли активно решать возникающие проблемы.

Примеры целей

Пример 1

Есть желание раздобыть 100 $. Цель будет звучать так: напечатать и сдать заказчику публикации (время на работу – 10 дней).

Число заказов в работе — 15, время 2−3 часа в день, выход в интернет, аккаунт на ресурсе.

1. Задача 1. Ежедневно на протяжении 10 дней написание 1 публикации (1-2 часа).

2. Задача 2. Редакция работы (30 мин. ежедневно).

3. Задача 3. Размещение работы на источник (10 минут).

Данным методом вы планируете сроки, порядок своих действий и движетесь к цели.

Примечание. Первостепенная цель — это определенный ориентир для второстепенных подцелей и задач.

Пример 2

Ваша цель — обретение прибыли. Существуют множество источников дохода. Человек выбирает наиболее подходящий вариант в зависимости от своего рода занятий и навыков. Далее формируются основные подцели и задачи.

Предположим, что выбран формат «Открытие дела».

Подцели:

• определение ниши (товара, услуги);

• регистрация ю. л.;

• и т. д.

Далее рассчитываются сроки на выполнение каждой операции и ресурсы, требующиеся на осуществление идеи.

Связка Google-сервисов

Синхронизация календаря, почты и диска — классика вечна.

• Удобное управление;
• дружелюбные настройки оповещений;
• совместное использование.

В компании мы проводим ежедневные совещания, летучки, планерки, созвоны, и по корпоративному календарю удобно отслеживать подобные мероприятия.

Уведомление расскажет о составе участников встречи, месте, даст повестку дня. Документы можно прикрепить ссылками на диске и не волноваться, что забыл что-то кому-то отправить. Это неплохая подмога в плане распределения помещений — сразу видно, когда и до скольких занята та или иная переговорная комната. Кроме общих корпоративных событий, можно формировать личный календарь.