Примеры макросов в excel

Синтаксис макроса

Макросы — это команды, написанные на языке VBA (Visual Basic for Applications). И синтаксис кода макроса не отличается от записи кода в Visual Basic.

Любой макрос имеет следующий вид:

Sub Имя_Макроса_Без_Пробелов()

‘ комментарии к макросу — они нужны для вас, VBA не воспринимает такие строки как команды

команды, написанные на языке VBA

End Sub

3 обязательных блока макроса:

1. Начало макроса. Всегда начинается с команды Sub. Далее идет имя макроса — оно может быть на русском языке, но не должно содержать пробелы и специальные символы.

В конце имени макроса всегда ставятся скобки () — они нужны, когда вы создаете свою функцию, в них указываются аргументы функции, но об этом сейчас речь не пойдет.

2. Блок команд. В нашем примере он состоит из одной строки: Selection.NumberFormat = «#,##0»

Каждая команда должна начинаться с новой строки. Если текст команды очень длинный и не помещается на экране, его можно разбить на несколько строк, заканчивая строку символом нижнего подчеркивания _ (далее в примере мы это увидим).

3. Конец макроса. Всегда обозначается как End Sub.

Есть и один необязательный блок — это комментарии, которые вы можете оставлять в любом месте внутри кода макроса, поставив перед началом комментариев знак апострофа ‘. Например, вы можете описать, что именно делает тот или иной макрос.

Обратите внимание!

Если вы хотите разместить комментарии в несколько строк, каждую новую строку надо начинать с апострофа.

Теперь запишем более сложный макрос и научимся понимать текст его кода.

Например, информационная система выдает отчет «Бюджет на месяц» без выделения групповых значений цветом или шрифтом.

Нам необходимо:

•  выделить групповые строки полужирным шрифтом;
•  отформатировать на печать — расположить отчет по центру листа, задать масштаб 75 %, вывести в колонтитулы название отчета (рис. 4).

Рис. 4. Изменения после написания макроса

Запишем алгоритм форматирования отчета в макрос.

Нажимаем кнопку записи макроса и выполняем следующие действия:

•  Даем макросу имя Форматирование_БДР, в блоке описания записываем, что будет делать этот макрос (например, Выделяет жирным курсивом итоги, форматирует на печать). Жмем Ок.
•  Выделяем столбцы А:С, ставим автофильтр — на закладке Данные находим кнопку Фильтр.
•  По столбцу КОД задаем условие не содержит точку: Текстовые фильтры — Не содержит и в поле текста ставим символ точки без пробелов (рис. 5).

Рис. 5. Использование автофильтра по столбцу «КОД»

•  Выделяем отфильтрованный диапазон и задаем ему полужирный шрифт.
•  Снимаем автофильтр (повторное нажатие на закладке Данные кнопки Фильтр).
•  Заходим в меню форматирования на печать (Кнопка Файл/Office — Печать — Предварительный просмотр — Параметры страницы) и задаем там три параметра:

1) на вкладке Страница задаем масштаб 75 %;

2) на вкладке Поля отмечаем пункт Горизонтально в блоке Центрировать на странице;

3) на вкладке Колонтитулы создаем верхний колонтитул с текстом Бюджет на январь.

•  Выходим из параметров страницы.
•  Заканчиваем запись макроса.
•  Нажимаем Alt+F11 и смотрим, что получилось (см. рис. 4).

Код этого макроса уже гораздо длиннее и непонятнее, но легко читаем для знающих английский язык и азы программирования в VBA.

Как записать самый простой макрос?

Для начала запишем самый легкий макрос — зададим в ячейке А1 формат вида 12 345:

•  Открываем новую книгу, в ячейке А1 набираем шестизначное число 123456. Сейчас оно выдается без разделителей разрядов. Запишем макрос, который ставит эти разделители.
•  Заходим на панели инструментов в закладку Вид*, находим кнопку Макросы, жмем Запись макроса. В появившемся окне задаем имя макроса и книгу, в которой хотим этот макрос сохранить.

Важно

Запустить макросы можно только из открытых книг, поэтому если вы планируете использовать записанные вами макросы довольно часто, стоит использовать специальную книгу макросов, которая автоматически открывается вместе с запуском сеанса Excel.

Если вы все-таки хотите хранить макросы в отдельном файле, эту книгу нужно сохранить, выбрав тип файла Книга Excel с поддержкой макросов. В противном случае после закрытия книги макросы будут стерты.

 Выбираем Сохранить в… —  Личная книга макросов и нажимаем Ок (рис. 1).

Рис. 1. Запись макроса в личную книгу макросов

 Записываем в макрос действия, которые хотим выполнить: вызываем контекстное меню Формат ячеек (можно воспользоваться комбинацией клавиш Сtrl+1) и задаем нужный нам формат числа: на закладке Число идем в блок (все форматы) и выбираем там формат вида # ##0.

К сведению

Этот формат можно задать и в блоке Числовой, но чуть позже вам станет ясно, почему мы воспользовались блоком Все форматы.

 На закладке Вид — Макросы выбираем пункт Остановить запись.

Второй, более быстрый способ остановить запись макроса — нажать на появившийся в левом нижнем углу синий квадратик (рис. 2.).

Мы рекомендуем

Всегда обращайте внимание на этот квадратик: если он появился на панели, значит, сейчас идет запись всех ваших действий в макрос. Не забывайте вовремя останавливать запись макроса, чтобы потом его не пришлось переделывать

Проверяем, что макрос записан и работоспособен:

•  в ячейку А2 вбиваем любое шестизначное число;
•  запускаем макрос одним из двух способов: на закладке Вид — Макросы выбираем пункт Макросы или нажимаем комбинацию клавиш Alt+F8, находим в списке наш макрос и нажимаем кнопку Выполнить.

Рис. 2. Форматирование числа и остановка записи макроса

Итак, вы записали свой первый макрос! Примите поздравления. Теперь давайте познакомимся с личной книгой макросов и синтаксисом написания команд для макроса.

Как включить макросы в Excel

Для того чтобы включить записанный макрос в других документах, необходимо сохранить его, предварительно очистив таблицу. Формат документа нужно задать как XLTM (именно он поддерживает макросы).

При последующем обращении к документу, чтобы включить в Excel макросы, необходимо сначала разрешить их использование во всплывающей верхней строке. Затем нужно импортировать данные, которые будут редактироваться макросом из обычной таблицы формата CSV. По окончании импорта необходимо снова обратиться к меню «Вид», выбрать там «Макросы» и найти в списке имя сделанного вами кода. В конце нажмите кнопку «Выполнить». После чего вы увидите, как программа по заданному вами ранее алгоритму выполняет расчеты и форматирование документа.

Где можно научиться работать с макросами

Есть несколько способов научиться созданию более сложных макросов. Они должны отличаться логикой и четко настроенной последовательностью действий. Создаются такие макросы только путем написания кода VBA вручную. Для создания сложных макросов вам потребуется затратить некоторое время на изучения тонкостей языка программирования Visual Basik.

Сейчас для изучения всех возможностей Excel создано немало специальных курсов, которые идут по несколько недель, но вам потребуется для их посещения выезжать в учебный центр или присутствовать на вебинарах (что не всегда удобно из-за разницы во времени). Но более действенный и простой способ научиться создавать макросы в Excel – самоучитель с примерами. Вы можете заниматься по нему в любое удобное для вас время, а пошаговые учебники помогут разрабатывать разные варианты: от самых простых кодов до наиболее сложных. Microsoft Excel — это универсальный табличный редактор, при помощи которого можно решить множество сложных задач.

Назначение макроса кнопке

Теперь давайте назначим записанный макрос (любой из двух) кнопке, добавленной на лист Excel из раздела «Элементы управления формы»:

Excel 2007-2016

1. На вкладке «Разработчик» нажмите кнопку «Вставить» и в разделе «Элементы управления формы» кликните по изображению кнопки.
2. Переведите курсор на табличную область листа, курсор примет вид крестика, и кликните левой кнопкой мыши.
3. В открывшемся окне «Назначить макрос объекту» выберите один из новых макросов и нажмите кнопку «OK». Если нажать кнопку «Отмена», новая кнопка будет создана без назначенного макроса. Его можно будет назначить позднее, кликнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню «Назначить макрос…»

Excel 2000-2003

1. Отобразите панель инструментов «Формы», пройдя по пунктам меню «Вид» — «Панели инструментов» — «Формы».
2. Кликните по Кнопке на панели инструментов «Формы», затем переведите курсор на табличную часть рабочего листа, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, нарисуйте прямоугольник (контур кнопки) нужного размера, затем отпустите кнопку мыши.
3. В открывшемся окне «Назначить макрос объекту» выберите один из новых макросов и нажмите кнопку «OK». Если нажать кнопку «Отмена», новая кнопка будет создана без назначенного макроса. Его можно будет назначить позднее, кликнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню «Назначить макрос…»

Кнопка создана. Выберите ячейку или диапазон и нажмите созданную кнопку. Цвет фона изменится.

Вы можете записать еще один такой же макрос, только выбрать на палитре «Нет заливки», создать еще одну кнопку и назначить ей вновь созданный макрос. Теперь, первая кнопка будет окрашивать выделенный диапазон, а вторая очищать его от заливки.

Сокращенный вариант кода по очистке фона будет выглядеть так:

Чтобы отредактировать кнопку – изменить надпись, шрифт, размер, переместить и т.д. – используйте контекстное меню и маркеры, появляющиеся после клика по ней правой кнопкой мыши. Если вы хотите, чтобы кнопка не уезжала из зоны видимости при прокрутке листа, закрепите верхнюю строку и разместите кнопку на ней.

Как записать макросы в Excel

Наиболее простой способ создания макроса – программирование прямо в Excel. Для этого вам понадобится таблица с внесенными данными и немного знаний, чтобы включить запись такого кода в программе.

Создание начинается с меню «Вид». В нем нужно выбрать позицию «Макросы» и команду «Записать Макрос». Далее нужно задать имя без пробелов, например, «Format» (если код будет отвечать за изменение формата текста или ячеек).

После чего все ваши действия будут автоматически записаны и преобразованы в код макроса. Снизу в документе появится кнопка с небольшим квадратом («Стоп»), нажатием на которую вы сможете остановить запись. Так можно автоматически записать в Excel макросы, примеры которых вы сможете разбирать дальше в процессе обучения.

Как увидеть программный код макроса?

Все созданные в Excel макросы пишутся автоматически, без участия человека. Программа самостоятельно составляет программный код, который можно открыть из таблицы вызовом при помощи меню.

Для этого нужно последовательно выполнить команды:

• развернуть вкладку «Вид»; • открыть «Макросы»; • выбрать имя необходимого макроса; • вызывать окно с его кодом при помощи кнопки «Изменить».

В новом диалоговом окне можно провести редактирование и изменение макроса. Вы увидите там код, который программа записала автоматически, и сможете добавить вручную любое действие. После сохранения информации при импорте новых данных макрос будет работать иначе.

Чем могут быть опасны макросы в Excel?

Программисты не рекомендуют использование написанных другими людьми макросов, так как они могут быть опасными для ваших данных и ПК в целом. «Макровирусы» являются очень распространенным видом хакерства. Они способны:

• повредить файлы на ПК; • похитить конфиденциальные данные.

Внедрение вируса происходит во время работы одного из офисных приложений – Word или Excel. После того как вы прекратите работу, в них будет начата автономная работа вируса и заражение им всей системы.

Еще один способ работы вредоносного макроса – посредничество для внедрения угроз в систему. В этом случае он является своеобразными воротами для внедрения и генерирования троянского ПО. Им уже будет управлять не видоизменённый макрос, а сама операционная система, а следовательно, угроза становится более масштабной. Не всегда получается вылечить такие вирусы, иногда приходится полностью менять Windows OC или жесткий диск ПК (в зависимости от задач, которые ставил хакер при написании кода).

Вы можете выбрать любой способ защиты от таких макросов. Наиболее популярно повышение уровня безопасности Excel, но в этом случае программа может перестать поддерживать ваши авторские, полезные макросы. Не стоит доверять файлам из неизвестных источников, так как они могут оказаться зараженными. Даже макрос, полученный с ПК вашего коллеги, может таить в себе угрозу. Если знакомый дал вам для работы файл, поддерживающий использование макросов, то, перед тем как разрешить системе его использование, уточните, каким образом он получил этот макрос.

Оптимальным вариантом является самостоятельное обучение искусству создания макросов для своих нужд. В этом случае вы можете полностью ручаться за их качество и безопасность.

Запись макроса

Excel 2007-2016

На ленте во вкладке «Разработчик» нажмите кнопку «Запись макроса».

Excel 2000-2003

Пройдите по пунктам меню «Сервис» — «Макрос» — «Начать запись».

Откроется окно:

Окно «Запись макроса»

Имя макроса: можно изменить или оставить по умолчанию («Макрос» с очередным номером). Если у вас уже есть макрос с таким именем, он будет записан в новый программный модуль, который будет создан автоматически.

Сочетание клавиш: добавьте букву, если хотите запускать макрос сочетанием клавиш Ctrl+«буква». В какой раскладке вы впишите букву (например, «й» или «q»), в той и будет запускаться макрос. Если буква будет вписана в верхнем регистре («Й» или «Q»), используйте для запускa макроса сочетание клавиш Ctrl+Shift+«буква».

Сохранить в: выберите книгу, в которой должен быть сохранен макрос:

• «Эта книга» — макрос будет записан в книге, из которой рекордер был запущен (нажата кнопка «Запись макроса»).
• «Новая книга» — откроется новая книга и макрос будет записан в ней.
• «Личная книга макросов» — макрос запишется в Личную книгу макросов и будет доступен из всех открытых книг Excel.

Описание: здесь можно добавить краткое описание макроса, которое будет отображаться в окне доступных макросов при выделении его в списке.

Заполнив окно, нажимаем кнопку «OK», кнопка «Запись макроса» меняет свое название на «Остановить запись», и можно приступать, собственно, к записи макроса. Выполните на рабочем листе операции, последовательность которых вы хотите автоматизировать и, после их завершения, нажмите кнопку «Остановить запись». Макрос будет записан и появится в списке макросов.

Редактирование макроса

Как видите, код макроса легко читаем и понятен. Кроме того, нам не надо нагромождать его лишними строками: так как в параметрах печати мы меняли только три пункта, остальные строки можем удалить (они будут установлены по умолчанию). Удалим ненужные строки, поставим комментарии и в итоге получим вот такой элегантный код:

Sub Форматирование_БДР()

‘ Макрос выделяет жирным курсивом итоги, форматирует отчет на печать

‘——————

‘ Выделяем столбцы и ставим фильтр по столбцу КОД

 Columns(«A:C»).Select

 Selection.AutoFilter

 ActiveSheet.Range(«$A$1:$C$34″).AutoFilter Field:=1, Criteria1:=»<>*.*», _

 Operator:=xlAnd

‘ Выделяем отфильтрованный диапазон полужирным шрифтом, снимаем фильтр

 Range(«A1:C34»).Select

 Selection.Font.Bold = True

 Selection.AutoFilter

 ‘ Форматируем на печать: верхний колонтитул, центрирование по горизонтали, масштаб 75 %

 With ActiveSheet.PageSetup

 .CenterHeader = «Бюджет на январь»

 .CenterHorizontally = True

 .Zoom = 75

 End With

End Sub